Confluence einführen

Maximierung wiederkehrender Nutzer

Ihr neues Confluence ist dann erfolgreich, wenn Sie möglichst viele wiederkehrende Nutzer haben und zwar konsumierende wie auch produzierende. Dieser Blogpost soll Ihnen Ideen liefern, wie Sie und Ihr Team dies erreichen können.

Unsere Expertentipps

  • verlagern von Business-Prozessen ins Confluence
  • allgemeine Mitarbeiter-Informationen wie Reglemente und Anweisungen ins Confluence verschieben
  • die Mitarbeiter-Kommunikation mit Hilfe eines Blogs aus Confluence realisieren
  • Confluence anpassen und zwar an das CD/CI Ihrer Firma. So sorgen Sie für das Wir-Gefühl
  • richten Sie einen Testbereich ein; gerade neue Mitarbeitende können so sorgenfrei alles ausprobieren
  • sorgen Sie für Strukturen und achten Sie auf die Pflege Ihres Confluence - wer will freiwillig in einer Müllhalde arbeiten
  • suchen und fördern Sie einen Power-Nutzer pro Abteilung
  • sorgen Sie zu Beginn für Inhalt und nehmen dann das Onboarding alle Mitarbeitenden vor - getreu dem Sprichwort, aller Anfang ist schwer

Die folgenden Abschnitte stellen den Einführungs-Prozess und die Best Practices Ihres Confluence dar.

Suche eines Confluence-Experten-Teams

Erfahrung selber aufbauen?

Selbstverständlich können Sie und Ihr Team das Wissen und die Erfahrung im Umgang mit Confluence selber aufbauen. Aber es dürfte ein überaus steiniger Weg sein.

Besser ist es sich ein erfahrenes Confluence-Experten-Team (nicht zu vergessen sind die weitere Produkte aus dem Atlassian-Stack wie Jira, Bitbucket und Bamboo) an Bord zu holen. Achten Sie dabei auf folgende Merkmale:

  • Fähigkeit zu zuhören und zu begeistern
  • Deckt das Team alle in diesem Blogpost erwähnten Fähigkeiten ab?
  • Überzeugen die Referenzen?
  • Führen Sie allenfalls ein Gespräch mit bestehenden Kunden

Zertifizierte Atlassian-Experten (Best Practices)

Referenzen widerspiegeln Erfahrung

Das EPS Confluence Team hat schon dutzende Projekte erfolgreich zusammen mit Kunden umgesetzt. Mal wurde der hier beschriebene Prozess von A bis Z durchgezogen, ein andermal nur einzelne Best Practices angewendet.

Auch dies ist eine Stärke der Zusammenarbeit mit EPS: genaues zuhören mit der anschliessenden Anpassung der Vorgehensweise.

Und wann dürfen wir Ihnen genau zuhören?

Tobias Kappeler
Tobias Kappeler
Dipl. Wirtschaftsinformatiker FH
Business Development
T +41 71 914 40 89

Workshop

Prozesse, CD/CI, Struktur, Organisation

In gemeinsamen Workshops legen wir als erstes die abzubildenden Business-Prozesse fest. Des Weiteren besprechen wir das CD/CI Ihres Confluence. Die Struktur und Organisation Ihres Confluence werden durch Zugriffs-Berechtigungen, Skalierbarkeit, Strukturierung Ihrer Prozesse und Produkte und Ihrer Organisationsform bestimmt. Mögliche Business-Prozesse:

  • Alle Prozesse Ihres QMS
  • Interne und externe Projekte
  • Dokumentation der IT und deren Prozesse
  • Offerten-Erstellung
  • Protokolle, Dispositions-Pläne, Partner-, Risiko-, Chancen-, Wissen-Management

Installation- und Lizenzberatung

Cloud, Data Center oder Server

Sie wollen schnell und ohne viele Fragen zu beantworten loslegen? Dann könnte die Cloud Ihre Wahl sein.

Sie brauchen eine Lösung, die skaliert und eine sehr hohe Verfügbarkeit garantiert? In diesem Fall dürfte die Data Center Lösung in Frage kommen.

Anbindung an Active Directory, Azure Active Directory oder LDAP-Anbindung ist ein Muss und weitere Datenquellen sollen angezapft werden. Updates und Patches können jedoch am Abend oder an einem Wochenende eingespielt werden - dann spricht vieles für die Server-Lösung.

All diese und weitere Fragen stellen wir Ihnen und finden zusammen die beste Lösung für Sie.

Konfiguration und Anpassungen

Umsetzung des CD/CI, Bereiche und Struktur

Wir empfehlen, Ihr Confluence bestmöglich an Ihr Corporate Design / Identity anzupassen. Nur so fühlen sich Ihre Mitarbeitenden zu Hause und empfinden Ihr Confluence als Ihre Umgebung, sind stolz darauf und werden ihr bestes geben den Inhalt zu pflegen.

Um eine schnelle und einfache Umsetzung des CD/CI zu realisieren, empfehlen wir den Einsatz eines Apps/Plugins. Zur Auswahl stehen hier das Enterprise Theme, das Refined Theme oder das Linchpin Theme.

Bei den Bereichen stellen sich die Fragen wie Zugriffsberechtigungen und Benutzer-Gruppen. Die hierarchische Struktur leitet sich von Ihrer Organisations-, Produkt- und R&D-Struktur ab.

Prozess-Design

Templates, Buttons und Ablage

Hier ist EPS einsame Spitze. Haben wir doch all unsere Kontent-Erstellung ins Confluence verlagert. So werden Mitarbeiter-Dossiers, Prozess-Dokumentationen, Produkt-Entwicklungen und sämtliche Projekt-Dokumentation inkl. Offert-Erstellung im Confluence geschrieben. Als Software-Engineering-Unternehmen haben wir uns dazu ein Framework aus Apps realisiert, das auch für Sie über den Atlassian-Marketplace zur Vefügung steht. Das wichtigste App ist dabei der Page Tree Creator. Damit lassen sich alle möglichen Vorlagen erstellen, u.a. NDAs, Offertvorlagen, Dispositionspläne, etc.

Und wann dürfen wir Ihre Prozesse mit Hilfe von Confluence und dem PTC automatisieren?

Schulung

Wir machen Power-User

Wir wollen Sie weiterbringen! Aus diesem Grund achten wir darauf, dass alle wichtigen Installationen, Konfigurationen, Anpassungen, etc. wenn immer möglich mit einem Ihrer Mitarbeitenden zusammen erfolgen. Getreu dem Motto Train the Trainer!

Aber auch die breite Schulung nehmen wir Ihnen gerne durch unsere zertifizierten Atlassian-Experten ab.

Evtl. haben Sie aber einzelne Aufgabe, welche Sie in Form eines rundum-Sorglos-Paket abgeben möchten? Auch diese übernehmen wir gerne und halten so Ihren Mitarbeitenden den Rücken frei.